Aléas et difficultés

Dans le cadre du référentiel qualité QUALIOPI, et pour répondre à l’indicateur 31, critère 7, nous publions ici les modalités de traitements des aléas et difficultés que pourraient rencontrer les stagiaires et tierces personnes auxquels l’équipe de W&S® Consulting met tout en oeuvre pour les résoudre.

Application

Les modalités de traitement s’applique lorsque un/des aléa.s ou une/des difficulté.s ou réclamation.s impactent le bon déroulement de la formation et/ou l’apprentissage du/de la stagiaire, quelque soit son origine ou sa nature.

Elles concernent toutes les parties prenantes de la formation, stagiaires, formateurs, organismes de financement…

Qu’est-ce qu’un aléa, une difficulté ?

Un aléa est un événement imprévisible dont l’impact peut être émotionnel, matériel, psychologique, organisationnel … Sa conséquence négative est soumise à la perception subjective des personnes.

C’est un événement volontaire ou involontaire, de nature à perturber la formation ou à perturber les apprentissages prévus.

Dans le cas d’un aléa (ou difficulté) mineur

Lorsqu’un aléa ou une difficulté se produit, le formateur prend l’initiative avec l’accord des stagiaires des mesures nécessaires à réaliser pour réduire ou supprimer l’aléa ou la difficulté et limiter les conséquences sur le bon déroulement de la formation.

Les équipes de l’’organisme de formation recherchent la meilleure solution trouvée et la mettent en oeuvre le plus vite possible pour permettre le retour à la situation d’quilibre.

Dans le cas d’un aléa (ou difficulté) majeur

Lorsqu’un aléa ou une difficulté survient, le formateur ainsi que les stagiaires constatent les effets et problèmes causés par l’aléa (ou la difficulté) sur le bon déroulement de la formation et du programme pédagogique. Le commanditaire ou le responsable de la formation sont immédiatement informés. L’organisme de formation s’engage à les résoudre pour la part qui le concerne, avant la reprise du module suivant de la formation. Si la difficulté concerne une autre partie prenante, l’organisme de formation formule par écrit les solutions envisagées pour engager les autres acteurs à sa résolution. Dans tous les cas, l’organisme de formation engage les discussions avec toutes les parties prenantes jusqu’à trouver l’action corrective satisfaisante pour tous.

Si les causes de l’événement ou de l’aléa ne peuvent être éliminées et que la perturbation ne peut pas être résolue, la décision d’arrêt du programme est prise par le commanditaire ou le responsable de formation avec le formateur qui en informent les stagiaires. Lorsque c’est possible, des mesures mises en oeuvre et organise ultérieurement avec le formateur, la prévention de la récidive des événements ou situations perturbants.

Lorsque la formation est reprogrammée, celle-ci est proposée par le formateur au commanditaire qui organise la mise en place et qui invite les stagiaires pour la session de substitution est planifiée. Ce délai de réponse est conditionné par la réactivité de tous les acteurs concernés. Il sera demandé dans ce courrier que les différentes parties prenantes répondent par écrit à ces propositions.

Lorsque la formation est arrêtée, du fait d’un événement de force majeur et dont la responsabilité ne peut être imputée qui que ce soit, les frais de déplacement et d’hébergement sont dus au formateur. Lorsque la responsabilité de l’arrêt de la formation peut être imputée au formateur, les honoraires de formation ne lui seront pas dus.

Lorsque la responsabilité de l’arrêt de la formation peut être imputée l’établissement ou aux stagiaires sous sa responsabilité, les honoraires de formation sont dus au formateur. Lorsque le programme peut être reporté, les frais de déplacement et d’hébergement de la session reportée, sont dus au formateur et une nouvelle session est programmée.

Si aucun accord n’est trouvé ou si la contestation persiste, le tribunal mentionné à la convention de formation sera saisi.

Un dossier est ouvert et conservé dans le registre des aléas et réclamations pendant 3 ans à compter de la date de clôture du problème. Ce registre permet de garder l’historique de tous les aléas rencontrées au cours des formations afin de les anticiper le plus possible.

Si vous souhaitez nous communiquer vos questions, un aléa, une difficulté, une réclamation, nous mettrons tout en oeuvre pour y trouver une réponse. Il vous suffit de remplir le formulaire qui est transmis automatiquement à l’équipe chargée du traitement des réclamations.

Voici un questionnaire qu’il vous suffit de remplir :

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